FULL GUIDELINE MEVLANA EXCHANGE PROGRAM

Assalamualaikum, post ni khusus Mira tulis untuk berkongsi dengan anda semua panduan penuh jika anda menyertai program pertukaran pelajar Mevlana. 

PENTING!

Informasi dibawah tidak tetap terutama harga, kemungkinan berubah setiap tahun. Dipersilakan beritahu Mira jika ada pertambahan/kesalahan maklumat.

nota: akan dikemaskini.

Langkah-langkah di bawah ni inshaallah applicable jika anda pelajar Suleyman Demirel University, maka beruntunglah anda sebab ada Mira yang sudi share segalanya.

RINGKASAN

SEBELUM KE TURKI

1.APPLICATION SUBMISSION 
2. CONFIRMATION LETTER FROM HOST UNIVERSITY (OFFER LETTER-IN TURKISH)
3.DOWNLOAD AND SEND DOCUMENTS TO OFFICE ADMIN (KULLIYAH)
4.BOOKING TIKET FLIGHT, ACCOMMODATION, BUAT BELANJAWAN, KUMPUL DUIT ETC.

SEMASA DI TURKI

1. MEVLANA OFFICE
2. FAKULTI (OGRENCI BILGESI) 
4. INSURANCE OFFICE 
5. NOTARY OFFICE ( noterligi) -  untuk dapatkan sign dan cop rumah 
6. MALIYE BAKANLIGI (Ministry of finance) - untuk dapatkan no siri untuk beli insuran dan untuk bayar dan dapatkan residence permit card fee receipt.     
7. IKAMET OFFICE - setelah dapat ikamet number a.k.a IC ( untuk dapatkan yabanci uyruklu ogrenci bilgi formu)

PULANG KE MALAYSIA
AKAN DIKEMAS KINI 

-          

SEBELUM KE TURKI

HIGHTLIGHT OVERALL PROSES:

Hantar borang permohonan-keputusan keluar-hantar dokumen kat office Kulliyyah-dapat confirmation letter- persediaan (kelas bahasa, tiket penerbangan, penginapan etc)

1. APPLICATION SUBMISSION

Borang permohonan boleh didapati di portal ICEO-IIUM DISINI atau tengok di i-maaluum, bahagian announcement. 

Dokumen yang perlukan (Dianta ke pejabat Kulliyah masing-masing - hard copy) :

1. Sekeping gambar passport – attach pada borang permohonan

2. Keputusan terkini peperiksaan (BUKAN partial transcript)

3. CFS full transcript – utk tunjuk yang EPT result tu

4. TOEFL/IELTS- pilihan sahaja. Kalau result ok, blh la attach. kalau xde, bagi no 3 tu je.

5. Borang permohonan Mevlana 

Pesanan mesra : Janganlah heboh sangat kat orang yang ko hantar borang MEP. Senyap-senyap je ye.

Banyakkan berdoa semoga permohonan diterima dan semoga ditawarkan biasiswa MEP.

TIPS 1: Ada uni sudah beri siap-siap senarai subjek(english lesson) untuk sem berikut. Jadinya, bolehlah anda membuat pilihan bijak untuk memilih semester (fall atau spring) berdasarkan subjek yang boleh anda ambil untuk semester tersebut. 

TIPS 2 (paling mudah, tidak menyusahkan tetapi tidak disyorkan): Kalau aku plak haritu, uni aku tiada bagi senarai 'english lessons'. So, literally aku just isi borang permohonan then anta. xde ushar subjek pun. I think, thats better. Sebab baru 1st stage kan. So, tak yah lah beriya sangat. ngeh3. 

PENTING!

SUBJEK : Utk pelajar MEP, pihak universiti akan suruh korang pilih subjek yang boleh didapati untuk English Lessons je. Hal ini kerana, korang tak tahu bahasa turki so kenapa korang nak masuk kelas yang diajar dalam bahasa turki. TETAPI,  Walaupun dia mention ada CERTAIN subjek akan diajar dalam BI. itu semua auta! haha.

Apa yang perlu anda faham situasi nya disini adalah.

MASALAH KOMUNIKASI AHASA BAGI EXCHANGE STUDENT 

Secara amnya di Turki, terutamanya di Isparta. Subjek bagi pelajar Degree, SEMUANYA diajar dalam Bahasa Turki. Walaupun subjek tersebut subjek bagi jurusan English, lecturer still akan cakap Turkish untuk explain kat pelajar.

So.. hanya ada 1 dan the only 1 solution iaitu PRIVATE CLASS/CONSULTATION dengan lecturer.

TRANSCRIPT: Sebenarnya dah sah2 tulis nak transcript tapi hari tu aku g anta current exam result. Trancript ni boleh request kat Academic affairs kulliyah masing-masing.

Orite, lepas ko submit dokumen semua yang dia nak tu. Silalah tunggu keputusan permohonan. Selagi tak dapat, jangan lakukan apa-apa, pls jangan berangan angan mat jenin.

contoh borang permohonan bagi Suleyman Demirel Universiti, Isparta

contoh borang Ondokus mayis universiti

2. AFTER APPLICATION RESULT KELUAR:

Keputusan diumumkan melalui email. Seawal bulan 4 sehingga akhir bulan 5.

Ni contoh senarai pelajar yang dioffer bagi SDU.

saja nak highlight nama aku. hihi. 

Jika anda tidak berminat untuk menyertai program ni, sila isi form seperti dibawah.

EMEL KEPADA HOST UNIVERSITI JIKA ANDA :

-Ingin tukar department, mobility period (spring kepada fall etc)

contoh emel jika mahu tukar department, sebenarnya aku pon tak pasti kepentingan department ni sebab macam tak de fungsi sangat pun

Aku tukar dari fall+spring kepada fall

Aku tukar dari fall ke spring. aihhh. tah apa2. 

BERI DOKUMEN KEPADA OFIS KULLIYAH MASING-MASING.

AMARAN: SEBARANG URUSAN PERLULAH MELALUI ICEO, TIDAK BOLEH HANTAR SENDIRI DOKUMEN KAT HOST UNIVERSITI. HARAP MAKLUM.

Bagi yang dapat biasiswa, pastikan anda submit kepada Office Kulliyah anda,

1. Student Application Form (3 copies)

2. Learning Protocol (3 copies)

3. Partial Transcript

4 Photographs

Bagi yang tidak mendapat biasiwa,

1. Student Application Form (3 copies)

2. Learning Protocol (3 copies)

3. Partial Transcript

4. Photographs

p/s: macam tak de beza pun dokumen yang kena submit. hahahaha. 

TAHUKAH ANDA:

Anda boleh request untuk tukar mobility period, contohnya anda dapat fall semester, tapi nak tukar kepada spring semester. Isi borang change of mobility period and emel kat host universiti.

Kalau nak tolak tawaran, please inform host uni tu. Be responsible.

Orite, lepas ko submit semua yang dorang nak tu. Maka bermulalah sesi penantian yang menyeksakan untuk dapat confirmation letter (yang mengesahkan ko akan join exchange program).

KISAH AKU PART 1:

Alhamdulillah aku dapat scholarship. Classmates aku pon dapat jugak. Masalahnya, aku sorang je dapat department Horticultural. Classmate aku semuanya dapat Agricultural Biotech. So sah-sah lah aku nak tukar department sebab nak 1 department dengan member-member aku sebab memang tu department yang aku patot dapat.

So, cara tuka department : emel je n kabo kat dorang yang ko nak tuka department.

Ade lagi, orang lain dapat 1 semester je. Aku dapat utk 2 semester. Adoi, 1 kerja lagi kena tukar. So masa tu, aku decide nak pilih FALL. So aku emel n kabo nk fall semester je. N dorang reply, ok. 

Then, lepas consult dengan lecturer, rupanya.. aku kena pergi time SPRING semester. Adoi, again, aku email dorang yang aku nak tukar kepada SPRING semester. Mujurlah dorang reply, ok. SETEL!

Member aku lagi kelakar, dia dah dapat Spring, then dia email nk tuka ke Fall, then dia emel semula utk tukar ke Spring. Haha. Mujur pihak uni ok.

My advice: Discuss dengan department korang n decide betul-betul sebelum email uni tentang jawapan korang.

Ada minimum subjek ke?

Jawapan, DEPENDS ON THAT UNIVERSITY. Kalau SDU, minimum 2. Dan salah satu subjek mestilah daripada fakulti yang anda dapat.

KISAH AKU PART 2: Asalnya ada 1 je subjek yang match dengan subjek kat UIA, so, aku tulis 1 je lah subjek kat learning protocol tu  sebab senior sebelum ni yang pergi exchange, dia ambil 1 subjek jer.

Then, SDU suruh tambah 1 subjek, so aku pon tambah 1 subjek lagi tapi both subjek tu bukan fakulti aku (Agriculture), disebabkan itu, SDU minta aku tambah subjek dari fakulti agriculture. So, end up total 3 subjek aku akan ambil.

Setelah ko email ke host university acceptance/reject letter. Sila lah tunggu confirmation letter (offer letter) pula. Aku punya hari tu, sebulan lebih jugak baru dapat.

2. CONFIRMATION LETTER FROM HOST UNIVERSITY ( OFFER LETTER-IN TURKISH)

Jika ko dah dapat confirmation letter, ni petanda ko kena start setelkan semua dokumen sebelum ko fly.

Antara dokumen yang perlu disetelkan di UIA :

1. Letter of Indemnity

2. Application Outbond – attach student scholarship agreement kalau korang dapat sponsor MEP.

3. Learning protocol – SEDIAKAN 3 COPIES. Benda ni kena consult bebetul dengan lecturer n pastikan ko dapatkan sign Head of Department, Unit coordinator(bagi kos ko). Then hantar kat admin office untuk mereka anta ke Gombak (jika anda student UIAK). Hal ini kerana, ada lagi 1 sign yang diperlukan iaitu Institutional coordinator (director of ICEO, Gombak). Setel je dapat semua sign ni. Ko kena ambil smula learning protocol( ORI-3 copies) ni dan bawa ke Turki.

4. Proposal Outbond - student affairs yang kena buat. ko cuma perlu beri info jer. 

NOTA 1: No 1,2,3 sila isi sendiri dan hantar kat Student Affairs KULLIYAH.

NOTA 2: No 1,2,3,4 boleh didapati DISINI.

contoh confirmation letter /offer letter 

3.BOOKING TIKET FLIGHT, USHAR ACCOMODATION, BUAT BELANJAWAN, KUMPUL DUIT ETC

3.1 FLIGHT- nak murah, beli tiket return terus. Tapi kalau planning nak jenjalan dulu n tak confirm nak balik bila, beli je 1 way dulu. Cheapest 1way, rm1,400.

3.2 ACCOMMODATION- yang ni, depends lah kat uni mana korang dapat. Kalau tak kenal sesiapa yang study kat uni tu, boleh roger MASAT untuk dapatkan nombor wakil pelajar kat universiti tu. Dorang boleh tolong carikan rumah untuk korang.

3.2.1 KES AKU : Disebabkan kami berempat yang akan pergi, so personally, lebih baik sewa rumah. Alhamdulillah rakan-rakan kat sini manage untuk dapatkan rumah sewa sebulan 800tl je! So, bahagi 4 jadi 200tl je sebulan. Dah lah all in. Walaupun jauh sedikit dari uni, tapi.. tak pelah, boleh exercise. Hahahaha.

3.3 BELANJAWAN- RUJUK GAMBAR.

contoh planning belanjawan

SEMASA DI TURKI

1. MEVLANA OFFICE ( ISI BORANG, sign student declaration)

Setibanya anda ke lokasi host university, lokasi pertama adalah pergi ke Mevlana Office di International Office untuk melaporkan kehadiran.

Anda akan diminta isi borang online untuk Mevlana Student Certificate (untuk permohonan residence permit a.k.a ikamet) 

2. FAKULTI DAN OFFICE OF STUDENT CENTRE

Selepas isi borang kat Mevlana Office, sila pergi ke fakulti anda untuk dapatkan ogrenci bilgesi (student information), dan juga register subjek.

2.1 Function Ogrenci Bilgesi (sehelai kertas, refer gambar)

2.1.1 KAD BAS:  Jika di Isparta, namanya GulKart. Jika anda ada kad ni, tambang bas akan jadi 1.5tl sahaja. Tanpa kad ni, anda perlu bayar 2.25tl (harga 2018). Beza 0.75tl. Kalau 100x naik bas, tak ke jimat 75tl. p/s: tambang bas tidak tetap setiap tahun, biasanya makin bertambah tambang, tidak pernah berkurang.

DOKUMEN YANG DIPERLUKAN: ogrenci bilgesi dan sekeping gambar. Bayaran 10tl/kad

kad bas di Isparta

ogrenci bilgesi, benda ni diperlukan sebab adanya no matrik yang perlu diisi dalam ikamet. 

2.2 MUZE KAD 

- Korang boleh dapat flat price 20tl bagi semua entrance museum di Turki. Bayangkan entrance 40tl tu, korang kena bayar 20tl je. jimat ke jimat?

Dokumen yang diperlukan : Ogrenci Bilgesi dan Kimlik/Passport

                                                                        taraa, ini lah muzekart yang dimaksudkan. tunjuk je kad ni kat kaunter, n hulur 20tl. setel! hehe.

DOKUMEN YANG DIPERLUKAN: Ogrenci bilgesi (untuk pihak mereka refer je)

4.IKAMET (Residence Permit)

Orite, this is the most crucial thing to settle!

Ada 8 dokumen yang ko perlu sediakan in order untuk buat ikamet ni. copy paste given by SDU. Sebelum ni, ikamet kena setelkan sendiri dari A sampai Z. Alhamdulillah sem ni. pihak Mevlana SDU yang akan setelkan ikamet aku, tapi T-U je yang ditolong iaitu application form tu Mevlana SDU yang tolong hantarkan kat office. 

1. Online Application Form

2. Original copy and photocopy of the passport or travel document (the photocopy of the page of identity information, visa, stamped passport page of your last entry into Turkey and the other stamped pages. )

3. Four photos: Photo must have been taken within the last six months with a white background and as biometrics.)

4. Valid health insurance ( If you prefer to do travel health insurance in your country because of low price, please be sure that your health insurance is valid internationally or in Turkey and be sure that it covers the period you have been in Turkey. If the health insurance is not in Turkish, you need to make it translated into Turkish by the notary.)

5. Mevlana Student Certificate (Mevlana Office will give you the document) 

6. Document showing your adress information ( It’s the document which you will take from the place you accommodate. It must be signed and stamped.)

7. Residence permit card fee receipt ( you will take the receipt after 63 TL amount payment at the tax offices or the bank)

8. Income Statement (bank account belonging to you or your parents or salary roll of your parents.)

EXPLANATION:

1. Online Application Form- ISI BORANG KAT SINI. Kalau ada apa-masalah or tak faham nak isi macammana, boleh refer senior or student yang pernah buat. tanya aku pon boleh. hihi. 

Simple guideline:

- klik "I lodge and application for residence permit for the first time"

- then, klik " I would like to lodge a new application

- Isi pre-registration form

- Nanti, korang akan dapat code no (by email or no fon), yang perlu bila korang log in.

- klik - student residence permit

- isi form.

- btw, kat part last sekali sebelum print borang, kena set appointment. 

4.Health insurance- Aku, buat kat Turki je. Sebab kalau ko buat kat Malaysia dan walaupun insuran tu sah di Turki, ko kena translate polisi tu dalam Bahasa Turki which is costly! itu 1 masalah, eh ada lagi 1, sesetengah tempat, dorang tak terima mana-mana insurans yang dibeli diluar Turki. Walaupun terpampang kat insuran policy tu tertulis valid kat Turkey! (ni happen kat member aku sendiri!)
So, buat kat sini je la k. 

Jika buat kat sini, ada dua pilihan.

4.1 Insuran kerajaan (SGK)- -Price 2017: 900tl – COVER ALL

4.2 Insuran swasta (Yesil, Kirmizi, Ray, AXA etc)- harga berbeza. Average 150tl-200tl. Tak cover semua di hospital

My recommendation : Jika kau seorang yang beribubapakan yang berduit/cepat sakit/immune tak kuat or yang sewaktu dengannya, aku sarankan beli insuran kerajaan. Jika ko seorang yang bajet ciput/kedekut/immune kuat- insuran swasta.

Atas cadangan pelajar kat sini, aku beli insuran swasta dari syarikat Ray Sigorta yang berharga 150tl seorang.

Oh ya, sebelum beli insuran ni, korang kena ada 1 nombor siri yang perlu didapatkan dari ministry office. 

Dokumen diperlukan: Kad tax ID dan Original passport.

6.Document showing your address information ( It’s the document which you will take from the place you accommodate. It must be signed and stamped)

First sebelum ko dapat kunci rumah, ko akan kena sign agreement dulu yang bernama Kira Kontratusu (rujuk gambar)

Kira kontratusu ni lah nanti akan di sign dan di stamped. Bayaran untuk dapatkan cop tersebut adalah 87tl/cop (harga tak tentu,mengikut kuantiti cop). Makin banyak cop, makin murah. Bagi aku, memang ketuk habis ah 87tl tu, boleh shopping kottt! Lagipun itu cop je kutt. Padia nak memahai ngat.

Dokumen diperlukan: Kira kontratusu

7. Residence permit card fee receipt ( you will take the receipt after 63 TL(price 2016) amount payment at the tax offices or the bank)

2017 price : 72tl

Dokumen diperlukan: 

-Kad kecil yang ada no siri(rujuk gambar)

inilah kad kecil tu. tak wajib bawak kad ni pun. snap n tunjuk kat fon je pun boleh. 

-Salinan bukti yang ko dah isi ikamet form online (dorang nak tengok je)

DOKUMEN TAMBAHAN:

8. IDENTITY INFORMATION- from Malaysia embassy/consulate

Email jer embassy Malaysia kat Ankara n gitahu yang korang nak identity information untuk ikamet purpose. nanti dia akan bagi kat email dan juga pos.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bila dah lengkap semua dokumen yang diperlukan, kesemuanya perlu dihantar ke Mevlana Office (jika mereka yang uruskan), kemudian PIC akan hantar ke Ikamet Office.

Oh ye, masa isi application form nanti, last sekali korang kena set appointment.

Tujuan appointment ni:

1. Pengesahan -sign
2. Scan semua jari tangan
3. Ambil gambar sisi (macam banduan tuu)

Selepas korang setelkan 3 perkara di atas, residence permit sementara akan diberi, berbentuk kertas.
dengan adanya no Residence permit a.k.a no IC ni, korang dah boleh buat kad bank.

Kes aku, 2 minggu lepas aku setel appointment ni. Kad selamat dipos ke universiti dan aku perlu ambil kad aku international office SDU.

Aku ambil kad kat sini. tok tok tok ade orang takk??? 

parcel kad! yihaa, excited boh!

tadaa, kad residence permit a.k.a IC di turkey. Btw masa g briefing exchange tu, sharing from student yang dah pergi exchange ni, dorang cakap lama giler proses nak buat kad ni. haha rupanya kejap jer, tak sampai sebulan pun. So lain tempat lain duration dia okayy.. nak cepat siap, mohlah study kat SDU. hihi. 

bila dah ada no kimlik, apelagi, cecepat aku pergi buat kad bank. Almaklumlah, student yang dapat biasiswa, dapat jer kad, terus hantar borang scholarship agreement kat Mevlana Office. hihi. 

rasanya itu je setakat ni.
will update later inshallah jika teringat info yang tertinggal.. maaf atas kekurangan info..